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회의하는 데 '회의'가 들 때

[최치영의 경영코칭]효과적인 회의운영 방법에 대해

최치영의 경영코칭 최치영 CMOE Korea 대표 |입력 : 2008.04.11 12:41|조회 : 10110
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회의하는 데 '회의'가 들 때
얼마 전 한 조찬모임에서 어느 벤처기업의 젊은 사장을 만났다. 150여명의 그리 많지 않은 구성원들과 함께 하고 있는 그는 팀장들과의 회의에 대하여 어려움을 호소했다.

그의 얘기는 회의가 별로 생산성도 없으면서 시간 낭비가 될 정도라고 생각한다는 것이다. 그러면서도 회의가 없으면 일이 안 된다고 했다.

팀별 회의, R&D 회의, 팀장회의, 마케팅회의, 신제품 개발프로젝트회의 등 하루에도 수 없이 많은 회의가 사내에서 진행된다. 그리고 한 두 시간은 기본으로 시간이 투입된다.

특히 CEO 자신의 시간이 회의에 빼앗기는 경우가 많아 고민스럽다는 것이다. 그는 회의를 어떻게 개선할 수 있을까를 고민했지만 아직 해답을 얻지 못하고 있다고 말을 이었다.
 
마침 같은 테이블에 앉아 식사를 하면서 서로 돌아가면서 얘기를 나누고 있던 우리는 모두가 공감한다고 머리를 끄덕였다. 회의문제는 그 만의 문제가 아니었다. 어쨌든 우리는 나름대로 의견을 내기도 하고 경험도 공유하면서 20여분 동안 유익한 시간을 보냈다. 식사 내내 화두는 어떻게 하면 효과적으로 회의를 운영할 것인가 하는 것이었다.
 
“회의는 시간을 정하고 하라”, “아젠다를 미리 보내주어라”, “회의방법을 학습하라” 등 다양한 제안들이 있었다. 모두가 한 마디씩 했지만 그리 마음에 닿는 의견은 별로 없었다. 하지만 효과적으로 회의를 하고 회의의 성과를 올리는 것에 대하여 각자가 다양한 의견들을 제시하고 있었다. 그리고 공통되는 의견이 회의에 대한 이슈는 그리 쉽게 해결되는 것이 아니라는 것이었다.
 
◇효과적인 회의 운영
 
회의에서 수집한 아이디어들을 모두 모아놓기만 한다면 아무 의미가 없다. 그런 회의는 별로 쓸모가 없는 회의가 되고 말 것이다. 좋은 회의가 되려면 좋은 아이디어 가운데 몇 개를 골라 그것들을 실행 가능한 최종적이고 구체적인 행동계획으로 나타나야 한다.

경우에 따라서 생각 자체는 좋은데 구체적이지 않을 때, 그것들을 구체화시키는 과정을 거쳐야만 한다. 그렇게 무질서한 의견들에서 하나의 의견을 뽑아내 쓸모 있는 아이템으로 다듬어내는 과정이 바로 코칭을 통한 조율이다. 이렇다 할 아이디어가 나오지 않는 회의도 얼마든지 있을 것이다. 그런 회의에서 구성원들로부터 아이디어를 이끌어내고, 그럴 수 있도록 독려하는 것이 또한 회의에서의 조율코칭이다.
 
◇왜 회의 운영이 비효과적인가
 
회의진행이 안 풀리는 이유만 해도 여러 가지이다. 어떤 때에는 의견이 너무 많이 나와 결론을 이끌어내지 못하지만, 또 어떤 때에는 쓸 만한 아이디어가 없어 애를 먹는 경우도 많다. 사공이 많아 배가 산으로 가는 가하면 “고양이 목에 누가 방울을 달 것인가”하는 문제로 서로 얼굴만 멀뚱멀뚱 쳐다보는 경우도 많다.

주요 프로젝트를 진행하는 과정에서 첨예한 현안에 대해 각기 다른 의견으로 대립하는 경우도 있고, 아이디어 수집 과정에서 뚜렷한 아이디어가 나오지 않아 애를 먹는 경우도 많다. 조율코칭은 바로 이런 어려운 순간마다 효력을 발휘하는 마이더스의 손 같은 능력이 된다.
 
◇조율코칭이란
 
조율코칭이란 무질서에 질서를 부여하며 무에서 유를 창조하고 다듬어지지 않은 원석을 보석으로 빚어내는 과정이라 할 수 있다. 대부분의 훌륭한 아이디어는 반드시 회의 참석자들의 동의로 규합하고 정리, 다시 구체적인 실행계획으로 나올 수 있도록 하여 결과를 가져오도록 한다. 그러므로 훌륭한 리더는 훌륭한 조율코치인 경우가 대부분이다.
 
특히 서로 다른 목적과 인식을 가진 사람들이 모인 조직에서 조율코칭의 힘은 반드시 필요한 부분이다. 이것을 잘만 구사한다면 조직의 화합과 협력을 이끌어내고, 모두에게 유리한 결과를 주며, 구성원 개인에게는 마음의 평화를 가져다 줄 수 있다. 필요이상의 에너지 소모가 아닌 바람직한 합의를 원한다면 조율코칭을 활용하는 것이 효과적이다.

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