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이메일만 활용해도 스마트워크 OK!

머니위크
  • 문혜원 기자
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  • 2011.05.25 11:41
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[머니위크 커버]스마트워크 시대/ 스마트워크 개인활용 TIP

"먼저 이메일로 어떤 내용을 원하는지 보내주세요."

'스마트워크'를 취재하려는 기자에게 보낸 자타공인 스마트워크 달인 이형록 씨의 답변이다. 간략한 질문을 보내니 답변 대신 구글 문서도구(Google docs) 창에 질문이 문서화 돼 있었다. 기자는 전화로 어디서 만날지를 물었고 이씨는 이메일로 약도를 보내왔다.

스마트폰을 사용하는 기자는 걸어가면서 이메일을 열어 이씨가 보내온 약도를 보며 서울역 부근 이씨의 사무실에 도착했다. 기자가 명함을 건네자 이씨는 "마침 명함이 떨어져서요. 이메일로 보내놨습니다"라고 말했다.



◆ 스마트워크? 원력근무?

최근 KT에 이어 삼성전자가 스마트워크를 도입해 다른 직장인들에게는 부러움의 대상이 되고 있다. 회사에 나가서 일하지 않아도 업무가 가능한 점 때문이다. 하지만 대규모의 인프라를 구축하거나 전사적으로 스마트워킹 시스템을 구축하지 않아도 개인이 스마트하게 일할 수 있는 길은 열려 있다.

이씨는 "스마트워크를 단순히 원격근무로만 생각하면 오산"이라고 말한다. 원격근무는 스마트워크의 한 방법일 뿐이라는 것이다. 이미 스마트워크를 하고 있는 사람들은 스마트워크가 보다 포괄적인 내용을 포함한다고 말한다. 이들이 말하는 스마트워크는 그야말로 스마트한 관리로 시간과 프로세스를 단축시켜 더욱 효율적인 업무를 가능하게 하는 방식이다. 회사에서 일하든 밖에 나와 일하든 업무가 진행되도록 하는 것이다.

이씨는 이를 위해 "개인이 우선 스마트워크 시스템에 길들여져야 한다"고 말한다. 이씨는 "스마트폰을 사용하면서 의외로 메일을 연결하지 않는 분이 많다"며 "메일 하나만 제대로 활용해도 자료수집, 블로그 운영, 협업 커뮤니케이션 등이 가능하다"고 말했다.

◆꼭 필요한 기능한 습득해 활용하라

"난 디지털 머리가 없어서 스마트워크는 꿈도 못 꿔."

대부분의 사람들이 스마트워크는 으레 필요한 애플리케이션이나 스마트폰, 태블릿PC 같은 IT기기를 먼저 떠올린다. 하지만 스마트워커들은 "이메일만으로도 스마트워킹이 가능하다"고 입을 모은다.

이씨는 "애플리케이션 쓰다가 지치는 사람들을 많이 봤다"며 "자동차의 기능을 모두 알 필요가 없듯이 꼭 필요한 것들만 습득해 익히면 된다"고 말했다. 실제로 이씨는 자신이 사용하는 지메일(Gmail)계정을 십분 활용한다. 지메일의 다양한 서비스들 즉 캘린더, 문서도구, 리더 등을 적극적으로 이용하는 것이다.

처음 이씨가 기자에게 보낸 것은 구글 문서(Google docs)다. 이는 이씨가 메일을 보낸 모든 이들이 파일을 공유할 수 있다. 기자가 구글 문서를 통해 질문을 작성하면 이씨는 그 문서창에 직접 답변을 다는 식이다. 따로 저장을 하거나 파일을 만들 필요가 없다. 이를 업무에도 적용해 여러 사람이 함께 일하는 프로젝트도 파일을 주고 받거나 따로 정리하지 않아도 된다. 그만큼 시간을 단축시킬 수 있는 것이다.

그렇다면 스마트워크에 필요한 기기들은 뭐가 있을까? 이 역시 간소하다. 자신이 사용하던 컴퓨터 하나면 된다. 스마트폰이나 태블릿PC 등 IT기기가 스마트워크의 필수조건은 아니라는 얘기다. 물론 이런 기기들은 스마트워크를 더욱 효과적으로 하는 도구다.

스마트워커들은 스마트폰에 '카카오톡'을 먼저 설치하는 대신 이메일을 연동시켜 놓는다. 스마트폰은 이동 중에 사용하거나 슈퍼마켓에서 사용하는 바코드 입력기 정도로만 사용한다. 간단한 입력 용도로만 쓰는 것이다. 스마트폰 화면이 종전보다 커지기는 했지만 컴퓨터보다는 가독성이 현저히 떨어지기 때문이다. 스마트폰은 메모 기능을 이용해 간단한 메모를 하거나 카메라를 이용해 내용을 스캔한 후 메일로 보내는 것에 사용한다. 이후 컴퓨터를 이용해 분류하거나 세부작업을 진행한다.



◆자주 사용하는 것은 디지털화

이씨는 사무실 주소를 말로 일일이 설명하는 대신 사무실 약도를 이메일로 보내왔다. 또 종이 명함을 주는 대신 이메일로 명함을 전송했다.

자주 사용하는 문서는 디지털화한 것이다. 명함이나 약도, 서식 등 반복되는 자료는 디지털로 저장해 시간을 단축한다. 디지털화함으로써 종이의 낭비도 줄일 수 있다.

컨설팅회사에 재직하고 있는 김대환 씨의 사무실 역시 종이가 없다. 김씨는 "스마트폰과 태블릿PC를 활용해 소통한다"며 "서로의 일정관리, 문서관리 등도 원거리에서 확인, 편집, 전달할 뿐더러 의견 교환까지 자유롭게 되고 있다"고 전했다.

◆혼자 스마트해지면 절반의 성공

스마트워커들은 IT기기와 능숙한 프로그램 활용능력보다 중요한 것이 협업이라고 말한다. 동료들이 함께 스마트워크를 도입해야 시너지가 날 수 있다는 것이다.

페이스북에서 스마트워크 사용자 그룹에서 활동하고 있는 이장원 씨는 "단순히 (IT기기 같은) 도구에 의존하거나 원격 근무지를 도입해서는 실패하고, 조직 자체가 협업에 익숙한 조직이 되어야 한다"고 조언했다.

함께 일하기 위해서 필수적인 것은 정보의 간소화다. 원격으로 업무를 하기 위해서는 눈을 마주치지 않아도 커뮤니케이션이 원활하게 이뤄져야한다. 정보량이 많고 정리되지 않았다면 상대가 이를 이해하고 소화하기 쉽지 않다.

이씨는 "언제 어디서든 근무가 가능하기 때문에 다루는 정보도 상당히 많아진다"며 "이를 많은 사람이 공유하려면 업무 자체보다 정보 해독에 더 많은 시간을 들여야 할 것"이라고 말했다. 그는 또 "방대한 정보를 점으로 만드는 것이 중요하다"며 "상대가 잘 이해하도록 문서를 줄이고 정리해야 한다"고 덧붙였다.

스마트워크 기초 Tip

1. 구글의 지메일 서비스 200% 활용하라

스마트워커들은 아직까지 구글의 지메일 만큼 스마트워크를 돕는 체계가 없다고 말한다. 지메일 만 잘 써도 스마트워크가 가능하다는 얘기다. 특히 스마트폰에도 최적화 된 서비스로 이동 중에도 쉽게 메일을 확인하거나 일정을 공유할 수 있다.

또 구글 RSS리더는 전 세계의 뉴스를 배달해줘 정보력을 쌓는데 도움을 준다. 구글문서는 사무실 없이도 온라인에서 문서가 공유되게 한다. 스마트워크에 필수적인 것이 컴퓨터의 고속화다. 구글크롬은 웹브라우저를 여는 시간을 단축시켜준다.

2. 페이스북과 트위터를 활용하라

페이스북, 트위터와 같은 SNS(소셜네트워크 서비스)는 스마트워커에게 취약한 아이디어 전환을 돕는다. 많은 사람의 의견을 통해 집단지성을 취하는 것이다. 특히 페이스북의 '그룹' 기능을 활용하자. 자신이 관심 있는 분야에 그룹 설정을 해 놓으면 이들이 주고받는 대화나 링크는 책 한권을 낼 수 있을 정도가 된다.

3. 포스트잇을 활용하라

포스트잇은 떼었다 붙였다 하는 장점 외에도 정보량을 줄여주는 효과가 있다. 작은 메모지 안에 아이디어를 적어야 하기 때문이다. 작은 수첩에 포스트잇을 붙여 메모를 하고 이를 사무실 컴퓨터 앞에 붙여 활용한다. 포스트잇은 급하게 걸려오는 전화메모를 할 때도 용이하다.



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