생산성을 높이려면 '일요일 아침'에 계획하라

새해를 맞아 업무가 바뀌어 할 일이 많았다. 할 일이 많을 때는 늘 해야 할 일을 쭉 나열한 뒤 일이 마무리되면 줄을 긋는 방식을 사용한다. 이른바 '해야 할 일 목록(to-do list)'이다. 하지만 일이 종결될 때까지 많은 단계가 필요한데다 새 업무가 많아 진행하는데 시간도 걸리다 보니 '해야 할 일 목록'은 좀처럼 줄지 않았고 업무의 효율성은 점점 더 떨어지는 느낌이었다. 이 때 생산성이 높은 기업가들은 ‘해야 할 일 목록’을 사용하지 않는다는 사실을 알게 됐다.

세계 최고의 부자 빌 게이츠는 "나는 '해야 할 일 목록'을 잘 사용하지 않는다. 대신 이메일이나 컴퓨터의 폴더 화일, 온라인 일정표를 이용한다"고 말한다. 재테크와 성공, 인간관계 등에 대한 각종 칼럼을 모아 놓은 라이프핵에 따르면 전기차회사 테슬라의 최고경영자(CEO)인 엘론 머스크도 일정표를 선호한다. 왜일까.


'해야 할 일 목록'에는 치명적인 단점이 있다. 우선 시간을 고려하지 않은 채 목록을 길게 쓰게 된다. 생각해 보면 늘 할 일은 많기 때문이다. 둘째, '해야 할 일 목록'에는 시간이 고려되지 않는다. 많은 단계를 거쳐야 하는 시간이 많이 걸리는 일이나 30분이면 끝낼 수 있는 일이나 같은 한 줄로 정리된다. 셋째, 일의 우선순위가 드러나지 않아 결국 빨리 끝나는 쉬운 일부터 하게 되고 정작 중요한 일은 미완성인 채로 남게 되는 경우가 생긴다.

반면 일정표에는 시간이 반영돼 있다. 월간 일정표에는 일의 마감일을 표시해둘 수 있고 일간 일정표에는 시간대별로 해야 할 일을 시간을 고려해 기록해 둘 수 있다. 하루에 주어진 시간에 맞춰 해야 할 일을 배분해야 하기 때문에 중요하지 않은 일은 지워나갈 수 있다. 하루의 일과가 시간대별로 정리돼 있어 시관관리가 용이하다는 점도 장점이다. 가장 중요한 것은 경중과 시급성을 따져 일을 처리할 수 있다는 점이다.

그렇다면 매일의 일정표는 언제 정리하는 것이 좋을까. 수많은 생산성 전문가들이 하루 계획을 전날 밤에 세우라고 권한다. 나도 그렇게 알고 살아 왔다. 하지만 실제로 하루 전날 다음날 계획을 세운 적은 거의 한 번도 없다. 모임이 있어 저녁을 먹고 늦게 귀가하거나 일찍 퇴근했다 해도 일에 지쳐 다음날 일에 대해 생각할 마음은 눈곱만큼도 생기지 않았다. 밤에는 에너지가 소진돼 좋은 판단을 내리지 못하는 경향이 있다. 밤에 하기 좋은 활동은 다음날 일에 대해서 생각하는 것이 아니라 운동을 하거나 명상을 하거나 좋아하는 일을 하면서 머리에 휴식을 주는 것이다.


그렇다면 일정표는 언제 짜는 것이 좋을까. 매일 아침? 절대 아니다. 주중의 아침이 얼마나 바쁜지 생각해보라. 일어나자마자 출근 준비에 쫓기고 회사에 오면 이미 해야 할 일이 산더미처럼 쌓여 있다. 계획을 매일 세울 생각부터 버려야 한다. 한 주가 시작하기 전날인 일요일 아침에 한주의 계획을 일별로 세우는 것이 가장 효율적이다. 하루하루 지나면서 어긋나버린 계획이나 마무리하지 못한 일은 매일 퇴근하기 전에 미세조정한다. 매일의 일정표를 짤 때 기억해야 할 중요한 원칙은 판단이 필요한 중요한 일은 오전에 해야 한다는 점이다.