채용이 확정된 사람의 범죄경력 정보를 수집하기 위해서는 당사자로부터 별도의 동의를 받아야 한다. 그렇지 않으면 자칫 2년 이하 징역형이나 2000만원 이하 벌금형에 처해질 수 있다.

사무실에 CCTV(폐쇄회로TV)를 설치할 때도 근로자 감시 등 목적으로 쓰였다면 법령 위반이 될 수 있다.

개인정보보호위원회는 31일 고용노동부와 함께 '개인정보보호 가이드라인(인사·노무편)'을 개정해 발표했다며 이같이 밝혔다. 이번 가이드라인은 사업장 내 안전관리, 출입통제, 기밀유출 방지, 재택근무 등 목적으로 디지털 장치를 이용한 근로자 개인정보 처리가 증가하는 상황에서 개인정보보호에 필요한 사항과 디지털 장치 도입시 준수사항 등을 규정했다는 점에 의의가 있다.

이번 가이드라인은 채용준비 단계에서부터 채용 결정, 고용유지, 고용종료 등 4단계에 맞춰 각 단계별 준수사항을 안내하고 있다는 점이 눈에 띈다.

채용 준비 단계에서는 개인정보를 최소한으로 수집해 안전하게 관리하기 위한 계획을 수립해야 한다. 입사 지원자가 불필요한 개인정보를 제출하지 않도록 사전에 안내해 최소한의 개인정보 처리를 하도록 하는 데도 주의를 기울여야 한다. 합격 여부는 당사자에게 직접 통보해 불필요한 노출을 방지해야 한다.

채용 확정 후에는 채용 서류를 반환하거나 지체없이 파기해야 하고 응시자가 채용시험 점수를 열람하겠다고 할 때 특별한 사정이 없는 한 열람을 허용해야 한다. AI(인공지능) 등 완전히 자동화된 시스템으로 채용 전형을 진행할 때 정보주체가 요구하는 경우에는 해당 시스템에 의한 결정에 대해 검토결과를 설명해야 한다.

채용 결정 단계에서는 법령상 의무 준수를 위해 필요한 법령 근거를 안내하고 개인정보를 수집해야 한다. 근로계약 체결과 이행을 위해 필요한 최소한의 개인정보를 수집해야 한다. 법령준수나 단체협약, 취업규칙, 근로계약 체결·이행에 필요한 개인정보 이외의 수집은 최소수집 원칙에 위배될 소지가 있다.

특히 채용 확정 후 종교나 범죄경력 정보 등 민감정보를 수집하고 이용할 때는 별도의 동의를 받아야 한다. '형의 실효 등에 관한 법률'은 범죄 수사나 형 집행 등 목적이나 다른 법률에서 범죄경력 조회 등을 하도록 규정돼 있는 경우 외에는 범죄경력 자료 등을 취득해서는 안된다. 목적 외 취득만으로도 징역 2년 이하, 벌금 2000만원 이하 형이 규정돼 있다.

고용유지 단계에서는 근로자 개인정보 공개시 원칙적으로 근로자 동의를 받아야 한다. 징계·해고 등 내용도 원칙적으로 비공개하는 게 바람직하다는 게 개인정보위의 판단이다. CCTV와 같은 디지털 장치를 도입할 때는 근로자 등 이해관계자에게 도입 목적과 개인정보 처리내용 등을 설명한 후 의견을 듣고 필요최소한 범위에서 개인정보를 수집·이용해야 한다.

고용종료 시점에서는 퇴직으로 인해 개인정보가 불필요하게 된 경우 원칙적으로 복구·재생되지 않는 방법으로 지체없이 파기해야 한다. 경력증명서 발급을 위한 개인정보는 보유기간을 공식적으로 정해서 개인정보 처리 방침에 작성·공개해야 한다.

이번 가이드라인은 개인정보위, 고용노동부 홈페이지 및 개인정보보호포털 등에 공개된다.

고학수 개인정보위원장은 "그간 산업계, 시민단체, 전문가 등 여러 이해관계자들과 함께 많은 논의와 연구를 거쳐 인사·노무 분야 개인정보보호 지침(가이드라인)을 마련했다"며 "앞으로도 사회환경과 근로환경 변화 등을 고려하여 필요에 따라 제도개선을 지속적으로 추진하겠다"고 밝혔다.