당신의 책상은 어떤 모습?…업무 효율 높이는 '정리술'

머니투데이

이영민 기자

일본의 한 제조업 회사는 사무실과 공장에 있던 물건의 80%를 버렸다. 그 결과 직원들의 작업 시간은 45% 감소했다. 운반차가 간신히 지나갈 정도의 통로밖에 없던 공장에는 대형 버스가 들어올 수 있을 만큼의 공간이 생겼다.

신간 '도요타 정리술'의 저자들은 정리정돈 습관이 일본을 대표하는 글로벌기업 도요타의 성공 토대라고 주장한다. 도요타에서 40년 이상 근무한 뒤 컨설턴트로 활동 중인 저자들은 직접 경험한 도요타의 정리혁신을 책에 담았다.

책에 따르면 도요타에서는 "언젠가 필요할지 모른다"며 버리지 않는 것을 지양한다. 소유하는 것만으로도 비용은 들어가기 때문이다. 도요타 맨은 "버리기 아깝다"는 생각 대신 필요 없는 것을 계속 갖고 있는 것이 훨씬 더 아까운 일이라고 생각한다.

도요타 맨의 정리습관은 '버리기'에서 시작한다. 이들은 받은 명함 중 1년 동안 쓰지 않은 것은 즉시 버린다. 필요 없어진 이메일도 바로 삭제한다. 책도 반년이 지나면 중고로 처분한다.

도요타에서는 책상 위가 지저분한 사람을 일을 못하는 사람으로 여긴다. 그래서 "퇴근할 때는 책상 위에 아무것도 남겨놓지 않는다"는 생각이 일반화돼 있다. 실제로 부하 직원이 500명 넘는 한 간부는 퇴근 후 책상 위에 전화기 한 대만 남긴다. 업무 시간에는 그날 사용해야 하는 최소한의 서류와 노트북만 올려놓는다. 수납용 캐비닛은 겨우 3개뿐이고, 그 안에는 서류용 파일 12개가 가지런히 놓여 있다.

저자들은 도요타식 정리습관을 배워 낭비와 스트레스가 없는 업무 환경을 조성해야 업무와 기업의 효율을 높일 수 있다고 강조한다.

◇ 도요타 정리술=OJT솔루션즈 지음. 김정환 옮김. 예인 펴냄. 224쪽/1만3800원.

※ 이 기사는 빠르고 깊이있는 분석정보를 전하는 VIP 머니투데이(vip.mt.co.kr)에 2016년 8월 12일 (12:19)에 게재된 기사입니다.