서울 서초구 전국 최초로 동주민센터 '디지털 민원실' 운영

/사진제공=서초구청

서울 서초구가 오늘(30일)부터 전국 최초로 구청뿐만 아니라 동주민센터 민원실에서도 '전자민원서식 작성시스템'을 적용한 '디지털 민원실'을 본격 운영한다고 밝혔다. 이에 따라 종이 신청서 없이도 스마트폰, QR코드를 활용해 주민들이 간편하고 신속하게 민원 신청서를 작성할 수 있게 될 전망이다.

'전자민원서식 작성시스템'은 QR코드 스캔을 통해 스마트폰과 URL을 전송받은 후 신청서를 작성하면 신청서가 암호화된 QR코드로 변환되고, 이를 스캔 리더기에 인식시키면 담당 공무원 PC로 전송돼 자동입력이 가능하도록 해준다.


구 관계자는 "민원인이 기본적인 인적사항 등 내용을 여러 신청서에 반복적으로 작성하는 시간을 줄일 수 있을 것"이라며 "공무원도 신청서의 내용을 PC에 일일이 기입할 필요가 없어 신속한 업무처리가 가능해질 것"이라고 설명했다.

주민이 서초구 민원창구의 QR코드 인식해 신청서를 불러오고 있다 /사진제공=서초구청

아울러 민원인이 번호표 대기시간 중 미리 신청서를 작성할 수도 있고, 서초구 홈페이지에서 신청업무를 미리 선택하면 구청에 도착하기 전 미리 작성할 수도 있다. '디지털 민원실'에선 식품위생 영업신고, 통신판매업 등 총 186종에 달하는 민원창구 업무를 디지털 방식으로 신청할 수 있다. 이는 전체 민원창구 업무의 약 86%에 해당한다.

구 관계자는 "QR 이용부터 작성까지 간단한 인터페이스로 어르신들도 쉽게 이용할 수 있고, 스마트폰 이용을 돕는 안내직원도 배치해 정보 약자를 위한 배려에도 신경 썼다"고 설명했다.

기존에 본인 신청만 가능했던 것도 위임(대리)신청 가능한 전자서식 및 도장스캐너를 추가해 대리인도 민원신청이 가능하도록 했다. 신청서와 위임장에 중복된 내용들은 자동으로 입력돼 작성시간도 크게 줄일 수 있다.


민원신청 접수부터 보관 및 관리까지 모든 종이 문서 전자화도 전국 최초로 새롭게 추진된다. 신청서뿐 아니라 민원인이 지참해 제출하는 구비서류까지 전자화(스캔)해 접수하고, 서류도 전자화된 업무관리시스템에 저장한다. 구는 연간 약 120평의 문서고 공간 절약이 가능할 것으로 내다보고 있다. 문서를 인쇄하는 비용은 연간 2000만원 이상 절약할 수 있다.

휴대폰에서 신청서를 선택 후 작성하는 모습 /사진제공=서초구청

앞서 구는 지난해 6월부터 전국 최초로 구 민원부서인 오케이민원센터 5개 창구 78종 민원사무에 대해 '전자민원서식 작성시스템'을 적용했다. 도입 후 민원대기 시간은 30분에서 15분으로 절반이 단축됐고, 이용자 만족도는 91%에 달했다. 해당 시스템은 우수성을 인정받아 행정안전부가 주관하는 '2023 디지털 지방정부 우수사례 경진대회'에서 최우수상을 획득, 행안부 장관상을 받기도 했다.

전성수 서초구청장은 "'디지털 민원실' 운영으로 주민들이 편리하고 빠르게 행정서비스를 받을 수 있게 돼 매우 보람차다"면서 "앞으로도 다양한 디지털 기술을 민원서비스 전반에 접목해 스마트한 서초구 행정을 지속해 나가겠다"고 말했다.